原標題：OA系統是什么？OA系統怎么用？

紙引未來網訊閱讀本文，你將了解：1、關于OA系統；2、目前OA系統平臺架構中存在的普遍問題；3、OA系統選型八大原則；4、解決措施：零代碼繞過技術障礙；5、企業OA信息化建設總體方案。

OA信息化解決方案放在這里了，大家可以試試>>>>

關于OA系統

1.概念定義

Office Automation是OA辦公系統的全稱，也被稱為協調辦公系統，是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統。對于辦公自動化并沒有明確的定義，廣泛來說，就是采用計算機管理，可以方便快捷地提供各種服務，通過實現辦公自動化，可以優化現有的組織管理結構，調整管理體制，增加協同辦公能力，從而使單位的管理流程更加清晰，減少了人力，降低了錯誤率。

2.發展歷程

OA 系統起源于20世紀80年代，其信息化一共經歷了四個發展階段：

• 第一階段為紙質文檔數字化階段，即企業使用 Office、WPS 等軟件實現企業文檔資料電子化、數字化；
• 第二階段為工作流程自動化階段，“文件型 OA”逐步向“流程型OA”轉變；
• 第三階段為組織運營信息化階段，企業引入或自主研發 OA 系統平臺，并將其應用于企業的組織運營中，為企業各項經營管理活動提供多種辦公信息服務；
• 第四階段為協同辦公階段，企業在 OA 系統平臺的支持下協調管理各項經營活動，促進各部門協同工作，為企業效益最大化目標的實現奠定堅實的管理基礎。

在新時代背景下，OA 協同辦公已成為企業管理信息化的必然趨勢，但從當前企業管理信息化發展情況來看，企業整體 OA 信息化水平較低。部分企業仍停留在紙質文檔數字化與工作流程自動化階段，只是將 OA 作為一種企業管理工具，并沒有充分發揮出 OA信息化的價值，并未真正實現各部門的協同辦公，信息孤島現象依然存在。企業有必要將 OA 信息化滲透于企業管理的各個層面，通過 OA 信息化建設清除企業內部信息共享障礙，解決企業內部信息傳遞不及時、不準確的問題，逐步實現協同辦公，有效解決企業“信息孤島”問題。

目前OA系統平臺架構中存在的普遍問題

1.流程設計方面

在 OA 系統開發過程中，開發人員由于對企業正常工作流程不夠熟悉，往往易產生同質化的開發現狀，在開發中不結合用戶特點和實際需求，導致系統架構在設計時難以滿足用戶在實際辦公工作中的處理和管理應用，進而造成系統工作流程分解步驟相對繁瑣，不同級別人員審批手續混亂。

例如在系統工作流設計過程中，部分開發人員甚至將工作流業務中的每個模塊都進行單獨細化開發，看似增強模塊功能的完整，實則增加工作流處理的復雜性，辦公人員在使用過程容易耗時、耗力，造成大量的用戶使用積極性不高。

2.用戶體驗方面

當前，市面上許多 OA 系統產品的功能模塊往往只注重表面工程，并不能真正滿足 OA 用戶的真實辦公需求，很多模塊往往并不適用，許多企業又不愿花錢做系統的二次開發，逐漸導致 OA 系統功能的閑置和棄用。

同時，許多 OA 系統在開發中對于功能適用性和深入程度上存在嚴重的缺陷，例如在 CRM、人事管理、財務、手機OA 等功能中由于開發深度不足，導致使用過程擴展性、靈活性和易用性較差，以及用戶體驗不足，影響工作效率。

3.系統性能方面

由于許多軟件公司對OA系統的開發過分依賴產品包裝與推廣，在系統設計最初缺乏線下調研，不能結合企業現實辦公實際需求，在系統設計開發中毫無特色可言，且系統技術架構單1、不合理，例如常見的產品技術缺陷如并發數太低、擴展性差等問題，導致服務維護成本太高。隨著企業高速發展，并發數可能會由最初的幾百人到幾年后的數千人，一旦 OA 系統的開發架構在最初設計時失誤，極易導致平臺無法支持運行，系統運行緩慢和不穩定，特別是在與其它系統平臺鏈接過程中包容性差，在線用戶一旦超過指標數量，易造成服務器癱瘓或訪問異常，并可能導致系統崩潰或產生數據丟失等，對企業易出現“信息孤島現象”。

此外，OA 系統中涉及用戶單位內部辦公工作的處理和管理機密，安全性至關重要。如系統性能較弱，極易受黑客攻擊，使安全性大打折扣，導致內部信息泄露，給企業帶來嚴重的損失。

OA系統選型八大原則

選型時，要充分考慮應用技術發展和企業信息化建設總體規劃，保證系統的后期維護、發展和擴充的可能性。

1.先進性原則

系統要采用成熟且有發展前景的先進技術和平臺化手段，實現短時間內部署和完善，建立規范、靈活、利于擴展的系統結構，以及合理、嚴謹的數據設計結構，確保數據、展示界面和流程處理的一致性。

2.開放性和兼容性原則

OA 系統建設要充分遵照共同技術標準，包括統一身份認證、數據交換與存儲等，全面支持跨操作平臺、跨硬件系統、跨數據庫的開放性設計原則，實現與其他應用系統對接，能隨時增加新的功能模塊和二次開發平臺，便于企業技術人員理解數據結構和維護系統，同時具備兼容性，后期達到保護原有資源、實現系統過渡和擴展升級的目標。

3.標準化原則

要結合企業開發實際，統一開發規范的數據文檔標準、管理標準和建設質量標準等，提高系統平臺的可靠性和可維護性，有效降低運行維護成本和開發周期。

4.經濟實用性原則

系統建設要加強內部管理、人員管理、信息管理等風險控制。一方面，要符合企業管理服務模式、制度和財務準則，充分考慮業務環節管理中的數據便利性和可行性。另一方面，要充分考慮使用人員的實際需要，設置方便、簡單、實用、易學易用的操作方式。此外，還要充分考慮系統的靈活性，以最低成本建設項目，減少系統需求變更及維護工作量和維護成本。

5.共享性原則

系統建設要確保數據傳輸、存儲、共享的準確性、完整性和統一性。根據相應角色分配不同權限，方便使用者調用、查詢相應系統信息。在數據信息安全保密的基礎上，積極開展協同業務，整合企業的業務應用平臺、應用服務支持平臺、終端設備等，實現跨平臺、跨系統、跨業務、跨區域的數據信息使用開發和共享交流。提供實時可靠的信息數據，健全工作資料共享機制，完善內部控制監管流程，逐步實行線上業務辦理和進度查詢及問題反饋，促進上級意見、指示、要求落實，搭建問題受理和反饋渠道，提高網上業務辦理效率。

6.實時性原則

系統建設要考慮硬件支持平臺的參數配置、網絡帶寬速率和應用場景等實際情況，做到在高并發下性能穩定和單點應用效率高，保證應用效果，使管理者和使用者易學易用。

7.可擴展性原則

系統建設要考慮到協同辦公管理是一個漸進的過程，需要不斷地擴充和完善。要具備優秀的技術升級能力和擴展性，在充分論證未來規劃的基礎上，支持動態可擴展，能夠實時增加或減少業務應用模塊，快速構建新應用。

8.可維護性原則

系統建設要充分考慮可維護性，保證后期系統功能的修正和完善。能支持企業現有的全面應用和未來建設擴展工作，以滿足學校發展過程中的組織擴張、機構變革、制度變更、流程改變等管理服務變化。

解決措施：零代碼繞過技術障礙

OA系統可以在提高工作效率、促進協同、數據管理、安全性和客戶服務等方面提供幫助，因此很多企業都在選擇使用OA系統來改善其業務流程和管理。

我們公司正在使用的OA系統，幫助解決了“人、物、事、財”的數字化難題，下面是我們公司自行搭建的模板：

接下來就以我們公司正在用的OA系統為例，為大家進行OA系統的功能介紹。

1.事項審批——申請統一管理，操作便捷簡單

• 合同審批：數字化合同審批，不用再拿厚厚的合同書了
• 采購審批：規范作業流程把控采購成本，
• 報表統計：對審批需求及其處理情況進行分析，延宕一清二楚

2.客戶管理——明細清清楚楚，狀態一目了然

3.預警系統——完善預警機制，提前防范風險

4.物資管理——自動歸檔，靈活調用

• 物資庫：建立物資信息庫，清晰明了；隨時新增入庫，快捷便利
• 采購：標準化采購物資，庫存數量看得到，采購多少心中有數
• 領用：領用關聯一鍵搞定，智能計算庫存，超出庫存限制領用
• 歸還：選擇相關物資，即刻歸還入庫
• 物資統計：全面監控庫存狀態，把控物資調用情況

5.日報周報——透明數據，跟蹤進展

• 周報：分部門設計日報內容及要求，針對性設置
• 日報：規范一周工作內容總結與下周規劃，清晰明了
• 流程待辦：將日報設置每日代辦提醒，督促團隊每日匯報

企業OA信息化建設總體方案

企業OA信息化建設包含四方面的內容：

• 搭建 OA 系統平臺，創建協同辦公軟環境，同時做好硬件基礎設施建設，確保 OA 系統平臺安全、平穩運行；
• 建立完善的信息化管理制度體系，包括崗位責任制度、系統運行管理制度等，為 OA 信息化提供制度支撐；
• 加強數據管理，打破信息孤島；
• 充分落實人員的培訓工作，提高人員信息素質，為 OA 信息化的深入推進保駕護航。

以下對此進行具體說明——

1.建設OA系統平臺

建設OA系統平臺的目的在于搭建一個覆蓋企業全范圍、多結構部署且能幫助企業實現統一管理、滿足企業全面管理需求、支持企業內部溝通與對外溝通的辦公平臺。根據這一目標，對企業工作模式、辦公及業務流程、人員素質、歷史信息數據、當前信息管理要求進行充分調研，從個人辦公、內部審批、檢查督辦、資源管理、檔案管理、知識管理等多個方面入手設計 OA 系統平臺建設方案。

2.完善信息化管理制度

企業全員均可使用 OA 系統平臺，為規范、約束人員行為，企業需要建立完善的信息化管理制度體系：

• 優化企業原有的崗位責任制度，明確各部門不同崗位人員在 OA 信息化建設中的工作責任，使其了解個人的 OA 系統賬戶權限，要求其根據實際工作需求選擇共享信息。
• 建立 OA 系統運行管理制度，詳細說明 OA 系統的運行規則與管理維護細則，細化相關工作標準。
• 建立信息安全保障制度，明確企業各部門信息安全工作職責、操作員安全管理方法、密碼與權限管理方法，明晰威脅企業信息安全行為的處理辦法。
• 完善已有信息溝通制度，嚴格設置企業內部溝通與對外溝通的程序。

3.建立數據遷移和數據共享模式

俗話說：“三分技術、七分管理、十二分數據”，現如今的OA辦公自動化要打破信息孤島現象，建立統一健全的數據管理體系，在切實實現和促進辦公自動化過程中，亟須整合在舊系統中遺留的歷史數據，如果不及時糾正歷史數據，往往會讓新的OA系統成為空殼，導致正常的業務無法順利開展。所以，要建立數據共享平臺，方便數據的導入和導出，從而最大限度減少使用者的重復勞動。隨著改革和發展的不斷深化，推進OA系統辦公自動化是事業單位發展的重要舉措，在實際工作中要勇于創新，大膽實踐，這樣我們才能推動OA系統不斷創新。

4.加強人員培訓

企業應用 OA 系統平臺開展各項經營管理活動，需要人員十分熟悉 OA 系統平臺的操作流程，掌握多種信息技能。企業應制訂面向全員的培訓方案，以深入推進 OA 信息化建設。對于普通員工，著重強調 OA理論、基本操作、數據采集與錄入等基礎知識技能；對于管理層，除培訓基礎知識技能之外，還應加強對大數據技術的培訓，提高管理人員的數據挖掘、分析與處理能力。為激勵企業全員積極參與培訓活動，企業有必要采用多元化的培訓方式，引入先進的OA協同辦公內容。

以上，希望對大家有幫助。

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